Hạch toán thuê văn phòng: Bài toán kinh tế đối với doanh nghiệp
Hạch toán thuê văn phòng: Bài toán kinh tế đối với doanh nghiệp
Trong xu thế hội nhập, phát triển như hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sẵn sàng chi một khoản tiền để thuê nhà làm văn phòng, định kỳ hoặc thường kỳ. Tuy nhiên, chi phí là bao nhiêu, chi trả như thế nào, và bên cho thuê định giá ra sao, tất cả đòi hỏi doanh nghiệp phải nghiên cứu thực hiện việc hạch toán thuê văn phòng sao cho phù hợp với nhu cầu, khả năng của doanh nghiệp cũng như đảm bảo các quy định của pháp luật.
Chuẩn bị hồ sơ
Để có thể thực hiện được việc hạch toán thuê văn phòng với chi phí hợp lý, bên thuê cần phải chuẩn bị hồ sơ:
- Nếu thuê văn phòng của công ty: hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng và các loại phụ lục, giấy tờ khác nếu có.
- Nếu thuê văn phòng của cá nhân: sẽ có 2 trường hợp nhỏ hơn:
+ Nếu cá nhân tự đi nộp thuế thì hồ sơ gồm: hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.
+ Nếu bên thuê nộp thuế thay chủ nhà thì hồ sơ gồm: hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán, chứng từ kê khai và nộp tiền thuế thay.
Đối tượng thực hiện hạch toán thuê văn phòng
Đầu tiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản thân đang có những gì, mục tiêu, định hướng là gì và khả năng đáp ứng như thế nào. Từ đó, xác định được nên thuê nhà làm văn phòng với chi phí bao nhiêu là phù hợp, cả trước mắt và lâu dài. Sau khi xác định được mục đích kinh doanh, khả năng chi trả, kế toán doanh nghiệp bắt đầu hạch toán thuê văn phòng. Việc hạch toán thuê văn phòng cho các bộ phận quản lý, chuyên môn của công ty theo tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp), để phân biệt với TK 627 (chi phí thuê làm nhà xưởng sản xuất), TK 6421 (chi phí thuê làm nơi bán hàng, kho chứa). Vậy cho thuê văn phòng hạch toán như thế nào, hợp đồng ra sao, đầu tiên chúng ta cần xét đến đối tượng cho thuê là doanh nghiệp hay cá nhân, và giá trị hợp đồng là bao nhiêu để thực hiện cho phù hợp. Nếu giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở xuống thì việc thanh toán có thể tự thỏa thuận, nhưng khi giá trị hợp đồng lớn hơn 20 triệu đồng, thì tùy đối tượng sẽ có hình thức thanh toán như sau:
- Nếu đối tượng là doanh nghiệp, công ty thì bắt buộc phải có hóa đơn, việc thanh toán bắt buộc thông qua hình thức chuyển khoản.
- Nếu đối tượng là cá nhân, thì không có hóa đơn, việc thanh toán có thể chuyển khoản hoặc không đều được.
Kinh nghiệm xây nhà cho thuê văn phòng, hạch toán cho thuê văn phòng từ đội ngũ chuyên nghiệp của Công ty cho thuê văn phòng và mặt bằng - Đại Thắng Holdings sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thanh toán, hạch toán chi tiết nhất.
Cho thuê văn phòng hạch toán như thế nào
Kinh nghiệm xây nhà cho thuê văn phòng có nhiều hình thức để thanh toán chi phí thuê văn phòng, tùy vào thỏa thuận của các bên sao cho phù hợp, trong đó phổ biến nhất là các hình thức: thanh toán trước toàn bộ chi phí; thanh toán tiền thuê theo tháng, quý hoặc theo mốc thời gian nhất định; thanh toán sau.
- Thanh toán trước (hoặc nhận được hóa đơn trước, dựa vào nội dung của hợp đồng thuê văn phòng, chứng từ liên quan):
Nợ TK 331
Có TK 111, TK 112
Lưu ý: Chỉ hạch toán như trên với hình thức trả trước, riêng với trường hợp đặt cọc thì không phải lập hóa đơn GTGT, đồng thời cách hạch toán cũng thực hiện theo quy định riêng đối với tiền đặt cọc.
- Thanh toán tiền thuê văn phòng hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn sau):
Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642 (tài khoản nào còn phụ thuộc vào mục đích thuê văn phòng để làm gì)
Có TK 331, TK 111, TK 112
- Thanh toán sau (hoặc nhận được hóa đơn sau)
Nợ TK 335
Có TK 111, TK 112 (nếu là khi thanh toán)
Có TK 331 (nếu là khi nhận được hóa đơn)
Lưu ý: Nếu tổng giá trị thuê văn phòng 1 năm dưới 100 triệu đồng thì sẽ được miễn các loại thuế môn bài, thuế GTGT, thuê TNCN. Ngược lại, nếu tổng tiền thuê văn phòng 1 năm trên 100 triệu đồng thì nộp cả 3 loại thuế trên.
- Hạch toán chi phí thuê văn phòng nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ:
Trong trường hợp này, khi tiền thuê văn phòng được trả trước nhiều kỳ, kế toán sẽ hạch toán vào TK 242 – Chi phí trả trước và định kỳ phân bổ vào các tài khoản chi phí tương ứng.
- Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng:
Khi đặt cọc: Nợ TK 244; Có TK 111, TK 112.
Khi nhận lại tiền cọc: Nợ TK 111, TK 112; Có TK 244.
Trường hợp doanh nghiệp đặt cọc và vi phạm hợp đồng: Nợ TK 811; Có TK 244.
Nếu doanh nghiệp sử dụng tiền cọc để thanh toán: Nợ TK 331; Có TK 244.
Như vậy, việc hạch toán thuê văn phòng có thể được thực hiện theo nhiều cách, tùy vào mục đích, khả năng chi trả cũng như hình thức thanh toán của doanh nghiệp. Đòi hỏi kế toán phải nắm bắt tình hình thực tế, kết hợp nghiên cứu các văn bản quy định để thực hiện sao cho hài hòa, vừa phù hợp với doanh nghiệp và tuân thủ các quy định của pháp luật. Cho thuê văn phòng và mặt bằng Đại Thắng Holdings chi nhánh Đà Nẵng với các hạch toán thuê văn phòng chi tiết, có mã ngành nghề kinh doanh cho thuê văn phòng cụ thể sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý và vận hành tốt hơn.
Hiện nay ở các thành phố lớn, các doanh nghiệp chủ yếu thuê các văn phòng của các công ty, và giá cả cũng thường cao hơn việc thuê văn phòng của cá nhân. Tuy nhiên, thường đem lại giá trị kinh tế và quy mô cao hơn. Do đó, việc hạch toán thuê văn phòng đòi hỏi phải đi đôi với xu thế chung để làm sao doanh nghiệp có thể thuê được văn phòng chất lượng và giá cả phù hợp với nhu cầu.